Datenschutz

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im MSM Center ist:

MSM Promotion GmbH
Hülchrather Straße 9
41516 Grevenbroich
Telefon: +49 151 188 247 01
E-Mail: info@msm.center

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt. Die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Benennungspflicht nach § 38 BDSG liegen derzeit nicht vor; wir prüfen das bei Wachstum erneut. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten.

2. Wofür diese Erklärung gilt

Diese Erklärung gilt für zwei Bereiche:

• die öffentliche Website unter msm.center, die jede und jeder ohne Anmeldung besuchen kann
• das MSM Center, unser internes Portal für Mitarbeitende, Kunden und Partner, das nur nach Anmeldung zugänglich ist

Wo sich die Verarbeitung unterscheidet, ist das im Folgenden gekennzeichnet.

3. Besuch der Website

3.1 Server-Protokolle

Beim Aufruf unserer Seiten werden automatisch Daten übertragen, die Ihr Browser sendet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, verweisende Seite und Browserkennung. Diese Daten benötigen wir, um die Seite auszuliefern und um Störungen und Angriffe zu erkennen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Auftritt). Die Protokolle werden nach 90 Tagen gelöscht.

3.2 Cookies

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies ein. Sie steuern die Sitzung und speichern keine Werbe- oder Analysekennungen. Ein Einwilligungsbanner ist deshalb nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

Für die Anmeldung im Portal wird zusätzlich ein Sitzungs-Cookie gesetzt, ohne das eine Anmeldung technisch nicht möglich ist.

3.3 Keine Analyse- und Marketing-Dienste

Wir binden keine Web-Analyse, keine Werbenetzwerke, keine Social-Media-Plugins und keine externen Schriftarten oder Kartendienste ein. Es findet weder eine Profilbildung noch ein Tracking über Websites hinweg statt.

4. Kontakt- und Anfrageformulare

4.1 Anfragen von Interessenten und Kunden

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, das Unternehmen und Ihre Nachricht, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Die Angaben werden in unserem Kundenverwaltungs-System gespeichert und intern an die zuständige Stelle weitergeleitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen).

Anfragen ohne anschließende Geschäftsbeziehung löschen wir nach drei Jahren.

4.2 Bewerbungen

Bewerbungen über das Formular werden ausschließlich per E-Mail an unser Postfach übermittelt und dort bearbeitet. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande, löschen wir die Unterlagen sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens.

4.3 Testzugang

Fordern Sie einen Testzugang an, verarbeiten wir Ihre Angaben, um den Zugang einzurichten und Sie dazu zu betreuen. Der Zugang und die damit angelegten Daten werden nach Ablauf der Testphase gesperrt und anschließend gelöscht.

5. Verarbeitung im MSM Center

Das Portal verarbeitet je nach Rolle unterschiedliche Daten. Die folgende Übersicht nennt die wesentlichen Verarbeitungen.

5.1 Beschäftigte

• Stamm- und Vertragsdaten, Einsatzplanung, Verfügbarkeiten, Zeitkonto, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG.
• Abwesenheiten wegen Krankheit sind Gesundheitsdaten. Wir verarbeiten sie nur im erforderlichen Umfang auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG (Entgeltfortzahlung, sozialrechtliche Pflichten).
• Lohnvorbereitung und Abrechnungsunterlagen, Bereitstellung der eigenen Abrechnung im Portal. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.
• Schulungen und Nachweise einschließlich Ergebnissen und Gültigkeiten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO (Unterweisungspflichten).
• Kommunikation über Chat, Portal-Postfach und Benachrichtigungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Besonders geschützte Angaben wie Bankverbindung, Steuer-Identifikationsnummer und Sozialversicherungsnummer werden in der Datenbank verschlüsselt gespeichert.

5.2 Kunden und Ansprechpartner

Wir verarbeiten Firmen- und Kontaktdaten, Verträge und Beauftragungen, Rechnungen sowie den Schriftverkehr. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Fristen.

Bei verbindlichen Vertragshandlungen im Portal (Beauftragungen, Freigaben, Annahme von Angeboten) speichern wir zusätzlich IP-Adresse, Zeitstempel und die handelnde Benutzerkennung als Nachweis. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5.3 Einsatz-Feedback

Nach Einsätzen erfassen wir Rückmeldungen zur Qualitätssicherung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Rückmeldungen werden nach sechs Jahren gelöscht.

5.4 Aufzeichnung von Besprechungen

Besprechungen des Managements können aufgezeichnet und automatisch verschriftlicht werden, um ein Protokoll zu erstellen. Eine Aufzeichnung startet erst, nachdem alle Anwesenden darauf hingewiesen wurden und zugestimmt haben; der Zustimmungs-Abschnitt wird als Nachweis gesondert gesichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Einwilligung ist jederzeit für die Zukunft widerrufbar. Die Audioaufnahme wird nach der Freigabe des Protokolls gelöscht, spätestens nach sechs Monaten; Protokolle bewahren wir sechs Jahre auf.

5.5 Freiwilliges Stimmprofil

Beschäftigte können freiwillig eine kurze Referenzaufnahme ihrer Stimme hinterlegen, damit sich Sprecher in Protokollen leichter zuordnen lassen. Die Teilnahme ist freiwillig und ohne Nachteil; die Aufnahme lässt sich jederzeit löschen.

Vor dem Speichern wird gesondert eingewilligt. Eine mögliche künftige automatische Zuordnung anhand der Stimme verarbeitet biometrische Daten und wird deshalb nur nach einer eigenen, ausdrücklichen und getrennt widerrufbaren Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO eingesetzt.

6. Einsatz künstlicher Intelligenz

An mehreren Stellen unterstützt uns künstliche Intelligenz: beim Zusammenfassen eingehender E-Mails, beim Erstellen von Besprechungsprotokollen, bei Assistenz-Chats, beim Erstellen von Schulungsinhalten und beim Auslesen hochgeladener Altverträge.

Dabei gilt:

• Die KI entscheidet nichts. Alle Ergebnisse sind Vorschläge, die ein Mensch prüft und freigibt. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.
• Keine Bewertung von Personen. Personalauswahl, Einsatzzuweisung und Leistungsbewertungen kommen ohne KI aus; sie beruhen auf nachvollziehbaren Regeln und menschlicher Entscheidung.
• Keine Emotionserkennung. Wir leiten aus Stimme, Gesicht oder Verhalten von Beschäftigten keine Rückschlüsse auf Gefühlslagen ab. Das ist am Arbeitsplatz nach Art. 5 Abs. 1 lit. f der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) untersagt.
• Wo Sie mit KI sprechen, steht es dort. Assistenz-Chats weisen sichtbar darauf hin, dass eine KI antwortet (Art. 50 KI-Verordnung).
• Sparsame Übermittlung. Besondere Kategorien personenbezogener Daten gehören nicht in KI-Eingaben; Anhänge aus dem Postfach werden nicht an die KI übermittelt.

Die Sprache-zu-Text-Verarbeitung läuft über einen Endpunkt innerhalb der Europäischen Union; die Aufnahmen verlassen den Europäischen Wirtschaftsraum dabei nicht. Zusätzlich ist ausgeschlossen, dass unsere Daten zur Verbesserung der Modelle des Anbieters verwendet werden. Für die Textverarbeitung ist ein Anbieter aus den USA beteiligt (siehe Abschnitt 8).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten internen Organisation), bei Aufzeichnungen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

7. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit das für die genannten Zwecke erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Ein Verkauf, eine Vermietung oder ein Tausch von Daten findet nicht statt.

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein:

• Hosting von Anwendung und Datenbank — Deutschland
• Ausfallsicherheit (Zweitsystem) — Deutschland
• Speicherung hochgeladener Dateien — Deutschland
• Versand von E-Mails — Frankreich
• Geschäftliche E-Mail-Postfächer — EU-Region
• Sprache-zu-Text — EU-Endpunkt des Anbieters
• Textverarbeitung durch KI — USA

Daneben erhalten Daten, soweit erforderlich: unser Steuerberater und Lohnbüro, Sozialversicherungsträger und Finanzverwaltung, sowie Kunden im Rahmen der Einsatzplanung — dort in reduziertem Umfang, in der Regel nur mit Namen oder einem Kürzel.

8. Übermittlung in Drittländer

Für die Textverarbeitung durch KI ist ein Anbieter mit Sitz in den USA beteiligt. Die Übermittlung ist durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert, die Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags sind; ergänzend haben wir die Umstände der Übermittlung bewertet.

Die Sprachverarbeitung findet seit dem 4. August 2026 über einen Endpunkt innerhalb der EU statt; insoweit findet keine Drittlandübermittlung mehr statt.

Auf Anfrage stellen wir Ihnen Informationen zu den vereinbarten Garantien zur Verfügung.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, und löschen sie anschließend automatisiert. Die wichtigsten Fristen:

• Beschäftigtendaten: Anonymisierung acht Jahre nach dem Jahr des Austritts
• Belege und Rechnungen: acht Jahre
• Lohnunterlagen: sechs Jahre
• Nachrichten, E-Mails und Besprechungsprotokolle: sechs Jahre
• Einsatz-Feedback: sechs Jahre
• Audioaufnahmen von Besprechungen: nach Protokollfreigabe, spätestens sechs Monate
• Anfragen ohne Geschäftsbeziehung: drei Jahre
• Bewerbungsunterlagen ohne Einstellung: sechs Monate
• Protokolldaten: 90 Tage

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt; bis zu deren Ablauf werden die Daten für andere Zwecke gesperrt.

10. Datensicherheit

Wir treffen dem Schutzbedarf angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Dazu gehören unter anderem: verschlüsselte Übertragung (TLS), Verschlüsselung besonders sensibler Felder in der Datenbank, rollenbasierte Zugriffsrechte, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge, regelmäßige Sicherungen und ein Zweitsystem für den Ausfall.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO)

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte an die im Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf

12. Pflicht zur Bereitstellung

Für den Abschluss und die Durchführung eines Vertrags sind bestimmte Angaben erforderlich; ohne sie können wir den Vertrag nicht erfüllen. Wo Angaben freiwillig sind, weisen wir an der jeweiligen Stelle darauf hin.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Jede Fassung erhält eine Bezeichnung und ein Datum; frühere Fassungen bleiben über den Fassungs-Verlauf am Ende dieser Seite abrufbar, damit nachvollziehbar bleibt, was zu welchem Zeitpunkt galt.